JOBCENTER DÜSSELDORF SÜD. Großumzug im laufenden Betrieb mit Spezialanfertigungen für Aktenregister

Jobcenter Süd: Nur einen einzigen Tag geschlossen

»Das Jobcenter Süd zieht in ein modernes, für die Belange von Kunden und Mitarbeitern umgebautes Gebäude, nur wenige Meter vom bisherigen Standort entfernt«, gab der Auftraggeber auf seiner Internetseite bekannt. »Wegen des Umzuges bleibt das Jobcenter Süd am Montag, 12.12.2016 geschlossen«, heißt es weiter.

Im Verhältnis zum Umfang des Großumzugs mit hunderten Arbeitsplätzen und fast 3.000 Metern laufender Akten erscheint eine Ausfallzeit von nur einem Tag wie ein kleines Wunder. Möglich gemacht hat es DMS-Logistiker Bartsch & Weickert aus Düsseldorf, der mehrere Umzugsphasen präzise taktete und ebenso genau durchführte. Und damit die Verantwortlichen vom Jobcenter vollkommen zufrieden stellte: »Das war ein absolut gelungener Umzug! Wir machen das auch schon 20 Jahre, aber einen so perfekten Umzug und noch dazu ohne eine einzige Beschädigung haben wir noch nicht erlebt!«

Eine Sonderkonstruktion erfüllt alle Ansprüche

Dabei waren die Ansprüche an das ausführende Umzugsunternehmen vorab sehr hoch gesteckt. Nicht nur die reine Menge des Umzugsguts war gewaltig – auch sollte ein Großteil der wichtigen Akten nahezu während des gesamten Umzugs für den Arbeitsbetrieb verfügbar sein. Immerhin meinte das Jobcenter hiermit rund 1.000 laufende Meter (einen Kilometer!) an Dokumentenbeständen in Form von Zippelordnern, die nicht einfach verpackt und »über die Zeit« an den neuen Standort gebracht werden konnten.

Gelöst haben die erfahrenen Düsseldorfer Logistiker diese Aufgabe durch eine Sonderkonstruktion. DMS Bartsch & Weickert konstruierte einen speziellen Aktenrollwagen, in dem die Zippelordner an einer Stange aufgehängt werden konnten. Die Rollwagen samt Akteninhalten waren für die Mitarbeiter bis zum Abtransport stets verfügbar, jedoch konnten die Regale bereits demontiert und in der neuen Immobilie wieder aufgebaut werden. Während des Hauptumzugs mussten dann nur noch die speziellen Aktenrollwagen umziehen.

Umfassende Planung samt CAD-Möblierungsplan

Konzepte wie die Sonderkonstruktion überzeugten die Verantwortlichen des Jobcenters während des Ausschreibungsverfahrens, so dass Bartsch & Weickert den Auftrag erhalten hatte. Ebenso überzeugend war das Angebot der Logistiker, die Möblierungsplanung für die neue Immobilie gleich mit anzubieten: Höchste Effizenz bei der Raumnutzung und auch Genauigkeit bei der Zuordnung des Umzugsguts in den Räumlichkeiten waren dadurch garantiert.

Der gesamte Umzug war in zwei Projektphasen aufgeteilt. Im Rahmen von Vorumzügen vom 29. November bis zum 07. Dezember zogen bereits 400 Kubikmeter um, darunter 1.700 laufende Meter der vorübergehend entbehrlichen Akten und 250 Zippelregale. Bartsch & Weickert übernahm die strukturierte Verpackung der Dokumente, die Re- und Demontage der Regale sowie deren Einrichtung gemäß der vorherigen Archivstruktur.

Der Hauptumzug fand an drei Tagen am 09., 10. und 12. Dezember statt. Hier folgten 1.800 Kubikmeter an Mobiliar, IT und TK sowie die noch im Einsatz befindlichen Aktenarchive in den Spezialanfertigungen. Drei Belade- und drei Entladeteams mit insgesamt 54 Mann Personal, acht Fahrzeuge und vier Außenaufzügen waren konzentriert im Einsatz.

Gute Stimmung bei Gulaschkanone

Um die Mannschaft für die körperliche Arbeit zu stärken, sorgte Bartsch & Weickert für eine besonders energiereiche Verpflegung. Gab es morgens Lunchpakete mit Brötchen und Obst, konnten sich die Mitarbeiter mittags an der hauseigenen Gulaschkanone des Logistikers stärken. Eingeladen dazu waren auch die Mitarbeiter des Jobcenters, die gerne auf eine Schale Gulasch vorschauten und sich mit den Umzugsprofis austauschten. So gelang der Umzug nicht nur erfolgreich, sondern sorgte dieser auch für den Austausch der Menschen.